Effectieve communicatie is essentieel voor het succes van (natuurdrone)missies. Het zorgt ervoor dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn, dat missies veilig en soepel verlopen en dat we snel en adequaat kunnen reageren op veranderende omstandigheden. In deze hoofdlijn bespreken we de verschillende communicatiekanalen en -strategieën die we gebruiken om onze operaties te coördineren en te optimaliseren.
Communicatiekanalen
We maken gebruik van verschillende communicatiekanalen om ervoor te zorgen dat alle teamleden op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en instructies:
- WhatsApp-groepen: Voor directe en snelle communicatie binnen en tussen teams.
- E-mail: Voor formele communicatie en het delen van gedetailleerde informatie en documenten.
- Contactformulier: Voor een eerste contact.
- Telefonische oproepen: Voor dringende zaken en directe coördinatie tijdens missies.
Structuur
We hebben specifieke WhatsApp-groepen voor verschillende doeleinden:
- Veiligstellers en aanstormend talent: Voor opleiding en discussies met vrijwilligers.
- Aanvragen: Voor nieuwsberichten van de organisatie en specifieke missies.
- Lokale en/of regionale teams: Voor droneteams op basis van werkgebied, onderwerp en organisatie.
- Organisatie: Voor verantwoordelijke managers, veiligheidsmanagers en opleidingscoördinatoren.
- Teamtrekkers (piloten): Voor Q&A, opleiding en veiligheid.
Spelregels voor Communicatie
Om de communicatie effectief en doelgericht te houden, hanteren we de volgende spelregels:
- Kort en bondig: Houd berichten kort en to the point.
- Zakelijk: Beperk communicatie tot missie-gerelateerde onderwerpen.
- Vertrouwelijk: Deel geen gevoelige informatie buiten de groep.
- Beheer: De Pilot in Command is de beheerder van de missie-specifieke groepen.
- Dedicated (WhatsApp-)groep per Missie
Voor elke missie wordt een dedicated (WhatsApp-)groep aangemaakt met de volgende richtlijnen:
- Beheer: De Pilot in Command is beheerder van de groep.
- Informatie delen: In de groep delen we kort, bondig en zakelijk details over waar, wanneer, met wie en hoe de missie uitgevoerd wordt.
- Werkgebied: De opdrachtgever levert een (Google Maps-)kaart van het werkgebied.
- Verzamellocatie: Geef aan waar en wanneer bijeengekomen wordt.
- Bevestiging: Bevestig de missie de avond vooraf.
- Vertrouwelijkheid: Houd informatie en media binnen de groep.
- Ontmanteling: De groep wordt 7 dagen na de missie ontmanteld.
Zorg ervoor dat alle teamleden bekend zijn met de communicatieprotocollen door middel van:
- Onboarding-sessies: Regelmatige sessies om nieuwe leden te informeren.
- Mentorschap: Koppel nieuwe leden aan ervaren teamleden voor begeleiding.
- Video's en handleidingen: Beschikbaar op onze website voor referentie.
- Kenniscentrum: Website voor context